🧾 บทคัดย่อ (Abstract)

การบริหารจัดการปฏิทินการจองห้องพักถือเป็นหัวใจหลักของการดำเนินงานในธุรกิจโรงแรมและรีสอร์ท บทความนี้ศึกษาและวิเคราะห์วิวัฒนาการของระบบการจองห้องพักผ่าน 4 ยุคสำคัญ ตั้งแต่การจดบันทึกด้วยสมุดปกอ่อน (ยุคที่ 1) การใช้ Excel และไฟล์คอมพิวเตอร์ (ยุคที่ 2) การใช้ระบบซอฟต์แวร์ภายในเครื่อง (PMS แบบติดตั้งภายใน – ยุคที่ 3) ไปจนถึงการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบ Cloud และการเข้าถึงผ่านมือถือหรือแท็บเล็ต (ยุคที่ 4) ซึ่งถือเป็นมาตรฐานใหม่ของการบริหารโรงแรมในปัจจุบัน

บทความนี้มุ่งเน้นการเปรียบเทียบข้อดีข้อเสียในแต่ละยุค และแนะนำระบบ Polystay PMS ซึ่งเป็นโซลูชันยุคใหม่ที่ตอบโจทย์ผู้ประกอบการโรงแรมขนาดเล็กถึงขนาดกลาง (SMEs) โดยเฉพาะ ด้วยการใช้งานผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ รองรับการจองแบบเรียลไทม์ ป้องกันการจองซ้ำ และเชื่อมต่อกับช่องทางขายออนไลน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งอ้างอิงจากงานวิจัย รายงานอุตสาหกรรม และกรณีศึกษาทั่วโลก เพื่อให้บทความนี้สามารถใช้เป็นแนวทางเชิงวิชาการในการพัฒนาระบบบริหารห้องพักและยกระดับประสบการณ์ของผู้เข้าพักได้อย่างยั่งยืน

🎯 บทนำ (Introduction)

ในอุตสาหกรรมการบริการ โดยเฉพาะธุรกิจโรงแรมและรีสอร์ท การบริหารจัดการการจองห้องพัก (Room Booking Management) คือกลไกหลักที่ส่งผลต่อรายได้ ประสิทธิภาพการทำงาน และความพึงพอใจของผู้เข้าพักโดยตรง การจองที่ผิดพลาดเพียงครั้งเดียว เช่น การจองซ้ำ (Double Booking) หรือข้อมูลลูกค้าไม่ครบถ้วน อาจนำไปสู่ความเสียหายทั้งในเชิงรายได้และชื่อเสียง

แต่เดิม โรงแรมจำนวนมากเริ่มต้นด้วยระบบบันทึกด้วยมือ เช่น สมุดปฏิทิน ซึ่งเพียงพอต่อการดำเนินงานในรูปแบบเจ้าของคนเดียวดูแลกิจการ แต่เมื่อขนาดของกิจการขยาย ทีมงานเพิ่มขึ้น และช่องทางการจองมากขึ้น ระบบบันทึกแบบดั้งเดิมเริ่มแสดงข้อจำกัดที่ชัดเจน ทั้งในด้านความแม่นยำ ความสะดวก และการเข้าถึงร่วมกันของหลายคน

ในช่วงหลายทศวรรษที่ผ่านมา เราได้เห็นวิวัฒนาการของระบบการจองห้องพักอย่างต่อเนื่อง จากสมุดบันทึก → ไฟล์ Excel → โปรแกรมจองติดตั้งในเครื่องคอมพิวเตอร์ (PMS แบบ Local) → จนถึงปัจจุบันซึ่งเป็นยุคของ PMS บนระบบ Cloud ที่เข้าถึงได้ผ่านมือถือและเว็บบราวเซอร์ บนทุกอุปกรณ์

บทความนี้จะนำเสนอแต่ละยุคอย่างเป็นระบบ พร้อมเปรียบเทียบจุดแข็งจุดอ่อน โดยอ้างอิงจากแหล่งข้อมูลนานาชาติ พร้อมเสนอระบบที่เหมาะสมกับยุคสมัยใหม่ ได้แก่ Polystay PMS ซึ่งพัฒนาโดยคำนึงถึงความต้องการของโรงแรมอิสระและธุรกิจขนาดเล็กอย่างแท้จริง

🕰️ ยุคที่ 1 – การจองด้วยสมุดบันทึกแบบเขียนมือ

ก่อนที่คอมพิวเตอร์จะเข้ามามีบทบาทในธุรกิจโรงแรม การจองห้องพักทั้งหมดจะถูกบันทึกลงในสมุด หรือที่เรียกกันทั่วไปว่า “สมุดจอง” โดยเจ้าของโรงแรมหรือพนักงานจะจดรายละเอียดของผู้เข้าพักลงในแต่ละวัน ซึ่งอาจประกอบด้วย:

• ชื่อผู้เข้าพัก
• เบอร์โทรศัพท์
• วันที่เข้าพัก – วันที่ออก
• หมายเลขห้อง หรือชื่อห้อง
• จำนวนคืนที่เข้าพัก
• หมายเหตุพิเศษ (ถ้ามี)

สมุดเล่มนี้มักจะเป็นแบบปกแข็ง มีเส้นตาราง และเขียนด้วยปากกาหรือดินสอโดยตรงลงบนกระดาษ แนวทางนี้เหมาะสำหรับ โรงแรมขนาดเล็กที่ดำเนินการโดยเจ้าของเอง ซึ่งอาจไม่มีพนักงานหลายคน และรับจองโดยตรงผ่านโทรศัพท์หรือการ Walk-in เท่านั้น

✅ ข้อดีของยุคที่ 1

• ต้นทุนต่ำ: ไม่ต้องลงทุนในคอมพิวเตอร์ ระบบซอฟต์แวร์ หรืออุปกรณ์ไอทีใด ๆ
• ใช้งานง่าย: เจ้าของหรือพนักงานสามารถเริ่มใช้งานได้ทันทีโดยไม่ต้องฝึกอบรม
• การควบคุมอยู่ในมือเดียว: เหมาะกับกิจการที่เจ้าของเป็นผู้ดูแลเองทั้งหมด เช่น โทรศัพท์รับจองก็รับเอง สมุดก็จดเอง เช็กอินก็ทำเอง จึงไม่มีปัญหาเรื่องการประสานงาน

❌ ข้อจำกัดและปัญหา

อย่างไรก็ตาม เมื่อกิจการเริ่มมีขนาดใหญ่ขึ้น หรือมีพนักงานมากกว่าหนึ่งคน การใช้สมุดบันทึกเดียวกันในการจองห้องพักเริ่มกลายเป็นปัญหา:

1. ไม่สามารถใช้ร่วมกันแบบเรียลไทม์: หากมีพนักงานมากกว่าหนึ่งคน ทุกคนต้องใช้สมุดเล่มเดียวกัน ซึ่งหมายความว่าต้องอยู่ในที่เดียวกัน หรือรอคิวเพื่อเขียนข้อมูล
2. เสี่ยงต่อการจองซ้ำ: หากพนักงานสองคนรับจองพร้อมกันโดยไม่รู้ว่ามีใครเขียนอะไรไปก่อน อาจเกิดการจองซ้ำในห้องเดียวกันได้ (Double Booking)
3. ข้อมูลสูญหายง่าย: หากสมุดหาย ถูกฉีก ถูกน้ำหก หรือถูกไฟไหม้ จะไม่สามารถกู้คืนข้อมูลได้เลย
4. ค้นหาข้อมูลย้อนหลังลำบาก: หากต้องการรู้ว่ายอดเข้าพักในเดือนที่ผ่านมาเป็นเท่าไหร่ ต้องเปิดหาทีละหน้า และนับด้วยมือ
5. ไม่มีระบบการสรุปรายงานหรือสถิติ: ไม่สามารถสร้างกราฟหรือรายงานการเข้าพักประจำเดือนได้ ยกเว้นการทำด้วยมือทั้งหมด
6. ไม่เหมาะกับการขยายกิจการ: หากมีการเพิ่มห้องพัก เพิ่มพนักงาน หรือขายห้องผ่านหลายช่องทาง เช่น OTA, Line, Facebook – สมุดไม่สามารถรองรับข้อมูลและความเร็วที่ต้องการได้

🔍 ตัวอย่างจริง

โรงแรมเล็กจำนวนมากในประเทศไทย โดยเฉพาะในต่างจังหวัด หรือในรูปแบบโฮมสเตย์ ยังคงใช้ระบบสมุดบันทึกในปัจจุบัน เพราะเจ้าของสามารถควบคุมทุกอย่างได้เอง ไม่จำเป็นต้องลงทุนกับเทคโนโลยี

อย่างไรก็ตาม การสำรวจจากมหาวิทยาลัยด้านการท่องเที่ยวในเยอรมนี ร่วมกับบริษัท Apaleo ระบุว่า กว่า 40% ของโรงแรมขนาดเล็กในยุโรปยังใช้การจองแบบ manual อยู่ และผู้เชี่ยวชาญแนะนำว่า “ควรเลิกใช้ระบบจดด้วยมือ และปรับสู่ระบบดิจิทัล” เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและลดความผิดพลาดในระยะยาว

“Gone are the days of recording reservations with pen and paper – or at least, they should be gone.”

— InnRoad, Hotel Technology Insights, 2023

📌 บทสรุปของยุคที่ 1

ระบบสมุดบันทึกแบบเขียนมือ เหมาะสำหรับ:

• ธุรกิจโรงแรมขนาดเล็กมาก (เช่น 1–5 ห้อง)
• ดำเนินการโดยเจ้าของคนเดียว
• ไม่ขายผ่านช่องทางออนไลน์หรือ OTA

แต่ไม่เหมาะสำหรับ:

• โรงแรมที่มีพนักงานหลายคน
• โรงแรมที่ต้องการระบบรายงานหรือการวิเคราะห์ข้อมูล
• โรงแรมที่มีแผนเติบโตหรือขยายห้องพัก
• โรงแรมที่ต้องการตอบคำถามลูกค้าแบบรวดเร็ว เช่น “พรุ่งนี้มีห้องว่างไหม?”

🧮 ยุคที่ 2 – การใช้ Microsoft Excel เพื่อจัดการข้อมูลการจอง

เมื่อเทคโนโลยีเริ่มเข้าถึงได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะในช่วงปลายยุค 1990 ถึงต้น 2000 โรงแรมหลายแห่งเริ่มนำคอมพิวเตอร์มาใช้งานมากขึ้น ซึ่งรวมถึงการจัดการการจองห้องพักผ่านโปรแกรม Microsoft Excel หรือโปรแกรมตารางคำนวณอื่น ๆ เช่น Google Sheets, LibreOffice Calc

การใช้ Excel นับเป็น “ก้าวแรกสู่ระบบดิจิทัล” ของหลายโรงแรม โดยเฉพาะกิจการขนาดเล็กถึงกลางที่ยังไม่พร้อมลงทุนกับระบบซอฟต์แวร์เต็มรูปแบบ (PMS)

🛠 รูปแบบการใช้งาน

โรงแรมจะสร้างไฟล์ Excel ซึ่งแต่ละแถวแทน “วันเข้าพัก” และแต่ละคอลัมน์แทน “หมายเลขห้อง” แล้วพนักงานจะกรอกชื่อผู้เข้าพัก เบอร์โทร หรือหมายเหตุไว้ในช่องที่ตรงกับห้องและวันที่นั้น ๆ เช่น:

วันที่	ห้อง 101	ห้อง 102	ห้อง 103
1 ก.ค.	นายสมชาย	ว่าง	ว่าง
2 ก.ค.	นายสมชาย	น.ส.วิไล	ว่าง

หรือในรูปแบบตารางรายชื่อ พร้อมระบุห้องพักและช่วงวันที่แยกต่างหาก:

ชื่อผู้เข้าพัก	เบอร์โทร	เช็คอิน	เช็คเอาต์	ห้องพัก
นายสมชาย	089-xxx-xxxx	1 ก.ค.	3 ก.ค.	101

✅ ข้อดีของการใช้ Excel

1. เริ่มต้นได้ฟรี: โปรแกรม Excel มักมาพร้อมกับระบบ Windows หรือสามารถใช้ Google Sheets ฟรีได้
2. อ่านง่ายและเป็นระเบียบมากกว่าสมุด: ตัวเลข ช่องข้อมูล สามารถเรียงข้อมูลใหม่ตามต้องการ เช่น เรียงตามวันที่, ชื่อ, เบอร์โทร
3. คำนวณอัตโนมัติ: สามารถใช้สูตรเพื่อคำนวณรายได้ รวมคืนเข้าพัก หรือสรุปยอดต่อเดือน
4. สร้างรายงานได้: สามารถสร้าง Pivot Table หรือกราฟเพื่อดูแนวโน้มการเข้าพัก
5. สำรองข้อมูลได้: ไฟล์สามารถบันทึกเก็บไว้, ส่งอีเมล, หรือเก็บไว้บน Flash Drive ได้

❌ ข้อจำกัดของการใช้ Excel

แม้จะมีความก้าวหน้าเมื่อเทียบกับสมุดจองแบบมือ แต่ Excel ยังมีข้อจำกัดหลายประการ โดยเฉพาะเมื่อโรงแรมเริ่มมีหลายพนักงาน ช่องทางจองหลากหลาย หรือยอดจองต่อวันสูงขึ้น

1. ไม่มีระบบกันการจองซ้ำ (Double Booking): Excel ไม่สามารถ “ล็อกห้อง” ได้แบบเรียลไทม์ พนักงาน A และ B อาจเผลอกรอกข้อมูลลงในห้องเดียวกันโดยไม่รู้
2. ใช้พร้อมกันหลายคนไม่ได้: ถ้าไม่มีระบบ Cloud หรือ Network Share ทุกคนต้องรอเปิดไฟล์ทีละคน หรือเสี่ยง overwrite ไฟล์กัน
3. ไม่สามารถเชื่อมต่อช่องทางการขาย: เช่น ถ้าขายห้องผ่าน OTA อย่าง Agoda, Booking.com ต้องมานั่งกรอกเอง ไม่มีการเชื่อมระบบ
4. เกิดข้อผิดพลาดง่าย: หากเผลอลบเซลล์ผิด ใช้สูตรผิด หรือ copy/paste ผิดจุด อาจทำให้ข้อมูลหายหรือสับสน
5. ไม่มีระบบแจ้งเตือน: ไม่มีระบบเตือนวันเช็คอิน เช็คเอาต์ หรือสิ่งที่ต้องทำแต่ละวัน
6. ความปลอดภัยต่ำ: ไม่มีระบบรหัสผ่านแบบผู้ใช้หลายระดับ (User Role) ใครเปิดไฟล์ก็สามารถแก้ไขข้อมูลได้
7. การสำรองข้อมูลไม่อัตโนมัติ: ถ้าไม่เซฟหรือ backup เอง อาจสูญหายได้เมื่อเครื่องมีปัญหา

📉 ตัวอย่างเหตุการณ์ปัญหาจาก Excel

• โรงแรมขนาด 15 ห้อง ใช้ Excel กรอกข้อมูลลูกค้าจาก OTA + โทรศัพท์ + Facebook
• พนักงานกะเช้ากรอกไว้ แต่ไม่ได้กด Save ทิ้งไว้ให้พนักงานกะบ่ายดู
• พนักงานกะบ่ายรับลูกค้า walk-in แล้วลงข้อมูลทับ → ผล: ลูกค้า 2 ราย ได้ห้องเดียวกันในวันเดียวกัน = Double Booking → เสียความเชื่อมั่น + เสียลูกค้า + ลดคะแนนรีวิว

🔍 ข้อมูลสนับสนุนจากต่างประเทศ

• Preno Hotel Software (2023) รายงานว่าโรงแรมที่ยังใช้ Excel พบข้อผิดพลาดบ่อย เช่น ลบข้อมูลผิดพลาด กรอกข้อมูลซ้ำ และเสียเวลาในการค้นหา
• Slope (2020) ชี้ว่า “Excel ไม่สามารถบริหารโรงแรมได้อย่างมีประสิทธิภาพในระยะยาว เพราะไม่มีระบบเตือน ไม่มีความปลอดภัย และใช้หลายคนพร้อมกันไม่ได้”
• Apaleo (2025) เปิดเผยว่า โรงแรมจำนวนมากยังใช้ Excel เป็นระบบหลัก และกำลังเผชิญปัญหาซ้ำซาก เช่น ความล่าช้า การจองผิด และรายงานไม่อัพเดต

🧩 บทสรุปของยุคที่ 2

ระบบ Excel ถือเป็น “ทางผ่าน” ที่ดีระหว่างสมุดจองมือ และระบบ PMS เต็มรูปแบบ โดย:

• เหมาะสำหรับโรงแรมขนาดเล็กที่มีพนักงานไม่มาก
• มีความรู้ด้านคอมพิวเตอร์พื้นฐาน
• ยังไม่ต้องการเชื่อมต่อ OTA หรือระบบออนไลน์เต็มรูปแบบ

แต่เมื่อธุรกิจเริ่มเติบโต มีพนักงานมากกว่า 1 คน มีหลายช่องทางการจอง หรือมีความต้องการดูข้อมูลแบบเรียลไทม์ Excel จะไม่สามารถตอบสนองความต้องการเหล่านั้นได้ และเสี่ยงต่อการผิดพลาดอย่างมาก

💻 ยุคที่ 3 – การใช้โปรแกรมจองห้องพักที่ติดตั้งในคอมพิวเตอร์ (PMS แบบออฟไลน์ / On-premise)

หลังจากที่โรงแรมและรีสอร์ทเริ่มเคยชินกับการใช้คอมพิวเตอร์และไฟล์ Excel แล้ว ความต้องการที่จะลดข้อผิดพลาด เพิ่มความแม่นยำ และประสิทธิภาพในการบริหารห้องพัก ก็ผลักดันให้เกิด “ยุคที่ 3” นั่นคือ การนำระบบ PMS (Property Management System) เข้ามาใช้

ระบบ PMS คือ ซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อใช้ในโรงแรมและธุรกิจที่พัก ช่วยในการบริหารจัดการการจองห้องพัก รายชื่อผู้เข้าพัก รายรับ-รายจ่าย เช็คอิน เช็คเอาต์ และงานเอกสารทางบัญชีต่าง ๆ ซึ่งในยุคแรกนั้น ระบบ PMS เหล่านี้จะถูก ติดตั้งอยู่ภายในคอมพิวเตอร์ของโรงแรมเท่านั้น (เรียกว่า On-premise PMS)

🔧 ลักษณะทั่วไปของ PMS ยุคที่ 3

• ต้อง ติดตั้งซอฟต์แวร์ลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ ที่อยู่ในโรงแรม
• ใช้งานผ่านเครื่องหลัก (Server) และอาจมีหลายเครื่อง (Client) เชื่อมต่อในระบบ LAN
• ข้อมูลการจองทั้งหมดถูกจัดเก็บในเครื่องคอมพิวเตอร์ของโรงแรมโดยตรง
• หากต้องการสำรองข้อมูล ต้องทำด้วยตนเอง หรือใช้โปรแกรมเสริม

🌟 ตัวอย่างระบบ PMS ยุคนี้

• Fidelio – พัฒนาในเยอรมนี (1987) และเป็นที่นิยมในโรงแรมหลายพันแห่งทั่วโลก
• Opera PMS – พัฒนาโดย Oracle เป็นระบบที่ต่อยอดจาก Fidelio รองรับโรงแรมขนาดใหญ่
• Hotelogix (เวอร์ชันแรก) – ใช้งานในรูปแบบ Desktop ก่อนจะพัฒนาไปสู่ Cloud

หมายเหตุ: ระบบเหล่านี้ในยุคแรก ๆ ยังไม่สามารถเชื่อมต่อออนไลน์แบบเรียลไทม์ และไม่สามารถเข้าถึงจากภายนอกโรงแรมได้

---

✅ ข้อดีของ PMS แบบติดตั้งภายใน

1. ลดข้อผิดพลาดจากการจองซ้ำ: ระบบสามารถ “ล็อกห้องพัก” ที่ถูกจองแล้ว และไม่อนุญาตให้ซ้ำซ้อน
2. รองรับผู้ใช้งานหลายคนพร้อมกัน: ทำงานผ่านระบบ LAN หรือเครือข่ายในโรงแรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. มีรายงานแบบมืออาชีพ: ออกรายงานรายวัน รายเดือน รายปีได้ทันที เช่น รายได้, การเข้าพัก, สถานะห้องพัก
4. มีระบบเช็คอิน/เช็คเอาต์และใบเสร็จในตัว: ทำให้การทำงานของแผนกต้อนรับมีมาตรฐานและมืออาชีพ
5. จัดการประวัติลูกค้าได้: เช่น บันทึกว่าเคยเข้าพักกี่ครั้ง ชอบห้องแบบไหน จ่ายเงินช่องทางใด ฯลฯ
6. เชื่อมต่อระบบภายในได้ดี: เช่น ระบบโทรศัพท์ภายใน, ระบบบัตรเข้าห้อง, ระบบบัญชี

---

❌ ข้อจำกัดและปัญหาของ PMS แบบออฟไลน์

1. ติดตั้งและดูแลยาก: ต้องมีผู้เชี่ยวชาญในการติดตั้ง อัปเดต หรือแก้ไขปัญหาซอฟต์แวร์
2. ต้นทุนสูง: ระบบ PMS ที่ติดตั้งภายในมีค่าลิขสิทธิ์สูง บางระบบต้องจ่ายค่าลิขสิทธิ์ต่อเครื่องใช้งาน และมีค่าบำรุงรักษารายปี
3. เสี่ยงระบบล่ม: หากคอมพิวเตอร์หรือระบบหลักเสีย จะไม่สามารถเปิดโปรแกรมจองหรือดึงข้อมูลได้เลย 🔁 โรงแรมที่รอบคอบจะต้องมี “คอมพิวเตอร์สำรอง” และทำสำรองข้อมูลทุกวัน
4. เข้าถึงได้เฉพาะภายในโรงแรม: ผู้จัดการหรือเจ้าของไม่สามารถตรวจสอบการจองจากภายนอกได้ ต้องอยู่ที่โรงแรมเท่านั้น
5. เชื่อมต่อกับ OTA ยาก: PMS ยุคนี้ยังไม่มี API มาตรฐาน จึงไม่สามารถเชื่อมต่อกับ Booking.com, Agoda ได้โดยตรง ต้องอัปเดตเอง
6. ไม่สามารถอัปเดตฟีเจอร์ใหม่ได้บ่อย: ซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งภายในอัปเดตยาก บางโรงแรมใช้เวอร์ชันเก่าหลายปีจนไม่สามารถเชื่อมต่อระบบใหม่ ๆ ได้
7. การจัดการข้อมูลต้องระวัง: เช่น การแบ็กอัปข้อมูล, การกู้คืน, การลบข้อมูลโดยไม่ได้ตั้งใจ → ต้องมีความรู้ด้าน IT

---

🧪 กรณีศึกษาจากโรงแรมจริง

โรงแรมขนาด 30 ห้องในกรุงเทพฯ ใช้ระบบ PMS แบบติดตั้งในคอมพิวเตอร์แผนกต้อนรับ

วันหนึ่งเครื่องหลักเสีย → ไม่สามารถเข้าถึงรายการจองได้ ต้องโทรตามช่างมาซ่อม

ระหว่างนั้นรับลูกค้าใหม่ไม่ได้ ตอบคำถามไม่ได้ เสียรายได้อย่างน้อย 20,000 บาทในวันนั้น

---

📊 ข้อมูลจากแหล่งอ้างอิง

• HospitalityNet (2024): โรงแรมที่ยังใช้ PMS แบบออฟไลน์มีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูลสูงขึ้น และไม่สามารถแข่งขันกับโรงแรมที่ใช้ Cloud PMS ได้ในระยะยาว
• WebRezPro (2022): ระบุว่า PMS แบบติดตั้งภายในมักมี “ต้นทุนรวมสูงกว่าระบบ Cloud ในระยะยาว” และ “ต้องพึ่งพาคน IT ในทุกครั้งที่มีปัญหา”

---

🧩 บทสรุปของยุคที่ 3

ระบบ PMS แบบออฟไลน์ ถือเป็นก้าวกระโดดของการจัดการโรงแรมในยุคก่อน Cloud โดย:

• เหมาะสำหรับโรงแรมที่มีพนักงานหลายคน และต้องการระบบมาตรฐาน
• ใช้ในการควบคุมการจอง เช็คอิน ออกใบเสร็จ และรายงานในระบบเดียว
• เพิ่มความน่าเชื่อถือในการบริการ

แต่ก็มีข้อเสียคือ:

• ต้นทุนสูง
• ความยืดหยุ่นต่ำ
• เข้าถึงจากระยะไกลไม่ได้
• เสี่ยงระบบล่ม

ดังนั้น ในยุคที่เทคโนโลยี Cloud และการเข้าถึงข้อมูลจากมือถือมีความสำคัญสูงขึ้น โรงแรมหลายแห่งจึงเริ่มมองหาทางเลือกใหม่ที่ทันสมัยกว่า นั่นคือ PMS บนระบบ Cloud หรือ ยุคที่ 4 ซึ่งจะกล่าวต่อไป

☁️ ยุคที่ 4 – ระบบจองห้องพักผ่าน Cloud และมือถือ (PMS ยุคใหม่)

เมื่อการใช้ระบบภายใน (On-premise PMS) เริ่มแสดงข้อจำกัด ทั้งเรื่องต้นทุนสูง ความเสี่ยงจากเครื่องเสีย และความไม่ยืดหยุ่นในการเข้าถึงข้อมูลจากภายนอก การเปลี่ยนผ่านครั้งใหญ่ก็เกิดขึ้น นั่นคือการมาถึงของ PMS บนระบบ Cloud และ การเข้าถึงผ่านมือถือและแท็บเล็ต ซึ่งถือเป็นวิวัฒนาการขั้นสูงสุดของระบบจองห้องพักในยุคดิจิทัล

PMS ยุคนี้ไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ในเครื่องใด ๆ ใช้งานได้ทันทีผ่านเว็บเบราว์เซอร์หรือแอปมือถือ ข้อมูลทั้งหมดเก็บไว้บน Cloud (คล้ายกับการใช้งาน Google Drive, Gmail หรือ Facebook) ผู้ใช้สามารถล็อกอินเข้าระบบได้จากทุกที่ ทุกเวลา บนอุปกรณ์ใดก็ได้

📱 คุณสมบัติหลักของ PMS ยุคที่ 4

คุณสมบัติ	รายละเอียด
ไม่ต้องติดตั้ง	ใช้ผ่านเว็บเบราว์เซอร์ หรือแอปมือถือ
เข้าถึงได้จากทุกที่	ตรวจสอบ/จัดการการจองผ่านมือถือ แท็บเล็ต หรือแล็ปท็อปได้ทุกเวลา
อัปเดตเรียลไทม์	ห้องพักว่าง-ไม่ว่างจะอัปเดตพร้อมกันทุกอุปกรณ์
ข้อมูลอยู่บน Cloud	ปลอดภัย มีการสำรองอัตโนมัติ ไม่กลัวเครื่องพัง
รองรับหลายผู้ใช้	ผู้จัดการ/พนักงานหลายคนทำงานพร้อมกันได้
เชื่อมต่อ OTA ได้โดยตรง	เช่น Booking.com, Agoda, Expedia ด้วย Channel Manager
มีการอัปเดตระบบอัตโนมัติ	ไม่ต้องเสียเวลาหรือเสียเงินติดตั้งเวอร์ชันใหม่
ใช้งานง่าย	อินเทอร์เฟซทันสมัย ใช้งานง่ายแม้ไม่มีพื้นฐานไอที

---

💡 ตัวอย่างระบบ PMS ยุคนี้

• Polystay PMS ✅ (ตัวอย่างที่เราจะแนะนำโดยละเอียดในบทความ)
• Cloudbeds
• Mews
• Little Hotelier
• RoomRaccoon
• HotelRunner
• STAAH

ระบบเหล่านี้เน้นการให้บริการแบบ SaaS (Software as a Service) คือจ่ายรายเดือนหรือรายปี ใช้งานได้ทันที

---

✅ ข้อดีของ Cloud-based PMS

1. เข้าถึงได้จากทุกที่ ทุกเวลา: ผู้จัดการสามารถเช็กการจองหรือสถานะห้องผ่านมือถือ ไม่ต้องอยู่หน้าเคาน์เตอร์
2. ใช้งานได้หลายอุปกรณ์พร้อมกัน: มือถือ iPad พีซี ใช้งานได้พร้อมกันแบบไม่ชนกัน
3. ไม่มีค่าใช้จ่ายด้านฮาร์ดแวร์: ไม่ต้องซื้อเซิร์ฟเวอร์ ไม่ต้องติดตั้ง ไม่ต้องดูแลระบบเอง
4. ข้อมูลปลอดภัย: สำรองข้อมูลอัตโนมัติ ป้องกันข้อมูลหายจากเครื่องเสียหรือถูกลบ
5. อัปเดตระบบสม่ำเสมอ: ได้ใช้ฟีเจอร์ใหม่ ๆ ทันที เช่น การเชื่อมกับ AI, ระบบ Check-in อัตโนมัติ
6. เชื่อมต่อ OTA ได้โดยตรง: การจองจาก Booking, Agoda ถูกดึงเข้าระบบอัตโนมัติ ป้องกันการจองซ้ำ
7. ทำงานเร็วกว่า Excel หรือระบบเดิมมาก: พนักงานไม่ต้องเสียเวลานั่งไล่ไฟล์ ใช้ค้นหาชื่อ-ห้องได้ทันที
8. มีระบบวิเคราะห์ข้อมูล: เช่น จำนวนผู้เข้าพัก รายได้ สถิติประจำเดือน/ปี

---

❌ ข้อควรระวัง / สิ่งที่ต้องเตรียม

• ต้องมี อินเทอร์เน็ต ที่เสถียร เพราะระบบทำงานออนไลน์ 100%
• บางระบบอาจคิดค่าบริการรายเดือน ตามจำนวนห้องพักหรือฟีเจอร์ที่เลือกใช้
• ต้องเรียนรู้ระบบเล็กน้อยก่อนเริ่มใช้งานจริง (แต่ส่วนใหญ่มีคู่มือและทีมซัพพอร์ต)

---

📊 ข้อมูลอ้างอิง

• WebRezPro (2022): ระบุว่า Cloud PMS ช่วยให้โรงแรมขนาดเล็ก “ประหยัดต้นทุนได้ 30–60%” และ “ลดข้อผิดพลาดจากการจองซ้ำได้เกือบ 100%”
• Apaleo (2025): โรงแรมที่เปลี่ยนจาก Excel ไปใช้ Cloud PMS “สามารถทำงานได้รวดเร็วขึ้น 3 เท่า”
• InnRoad (2023): บอกว่าการมีระบบ PMS ที่เข้าถึงได้ผ่านมือถือ “เปลี่ยนเกม” สำหรับโรงแรม SME เพราะช่วยให้เจ้าของสามารถควบคุมทุกอย่างจากที่ไหนก็ได้

---

🌐 Polystay PMS – ตัวอย่างระบบยุคใหม่ที่ตอบโจทย์จริง

Polystay เป็นระบบบริหารโรงแรมแบบ Cloud ที่ถูกออกแบบโดยคนในอุตสาหกรรม เพื่อรองรับโรงแรมและรีสอร์ทในประเทศไทยและต่างประเทศ โดยเฉพาะกลุ่ม SME และผู้ประกอบการที่ต้องการระบบที่ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน และ “ทำงานได้จากมือถือ”

จุดเด่นของ Polystay

• ✅ ปฏิทินจองห้องแบบลากวางได้ (Drag-and-drop)
• ✅ รองรับหลายภาษา / หลายโรงแรมในระบบเดียว
• ✅ ตรวจสอบห้องว่างได้แบบเรียลไทม์
• ✅ ส่งลิงก์ให้ลูกค้าจองและชำระเงินได้ทันที
• ✅ ดูรายงาน, พิมพ์ใบเสร็จ, สลิป, เอกสาร PDF ได้จากมือถือ
• ✅ มีระบบ AI ช่วยเตือนงาน เช่น เช็คอินวันนี้, ห้องไหนยังไม่ได้ทำความสะอาด

Polystay ถูกใช้โดยโรงแรมมากกว่า 50 แห่งในประเทศไทย และกำลังขยายเข้าสู่ตลาดอาเซียน

---

🧩 บทสรุปของยุคที่ 4

ยุคที่ 4 คือ “ยุคทองของระบบบริหารห้องพัก” เพราะ:

• ใช้งานง่าย เข้าถึงจากทุกที่
• ลดความผิดพลาด
• ลดต้นทุน
• เพิ่มยอดขายผ่าน OTA และการจองตรง
• ปรับตัวได้ไวกับการเปลี่ยนแปลงในอุตสาหกรรม

หากโรงแรมของคุณยังใช้ระบบสมุด หรือ Excel หรือระบบติดตั้งในเครื่อง การอัปเกรดเข้าสู่ PMS บน Cloud ไม่ใช่แค่เรื่องของเทคโนโลยี แต่คือ กลยุทธ์เพื่อความอยู่รอดและการเติบโต

โรงแรมที่ปรับตัวทัน คือโรงแรมที่ได้เปรียบในทุกมิติ

⏩ ยุคที่ 4 ไม่ใช่อนาคต — มันคือ “ปัจจุบัน” ที่ทุกโรงแรมควรเข้าสู่โดยเร็ว

---

🔚 สรุปภาพรวมทั้ง 4 ยุคของระบบจองห้องพัก

ยุค	ลักษณะเด่น	ข้อดี	ข้อจำกัด
ยุคที่ 1จดสมุด	ใช้สมุด/ปากกาเขียนชื่อผู้จอง	ง่าย ประหยัด เหมาะกับโรงแรมเล็ก	เสี่ยงจองซ้ำ ข้อมูลสูญหาย ใช้งานร่วมกันไม่ได้
ยุคที่ 2Excel	ใช้ไฟล์ Excel บันทึกการจอง	ค้นหาได้ง่าย ใช้ฟังก์ชันช่วยคำนวณ	ไม่มีระบบกันจองซ้ำ ใช้งานหลายคนไม่ได้ เชื่อม OTA ไม่ได้
ยุคที่ 3PMS ติดตั้งในเครื่อง	ระบบจองผ่านซอฟต์แวร์ติดตั้งในคอม	รายงานแม่นยำ กันจองซ้ำได้ ใช้งานหลายคนได้	ต้นทุนสูง เครื่องเสียเข้าไม่ได้ อัปเดตยาก
ยุคที่ 4Cloud + มือถือ	ระบบจองออนไลน์ผ่านมือถือ แท็บเล็ต Cloud	เข้าถึงได้ทุกที่ อัปเดตเรียลไทม์ เชื่อมต่อ OTA ได้ ปลอดภัย	ต้องมีอินเทอร์เน็ต ต้องเรียนรู้ระบบใหม่เล็กน้อย

🎯 ข้อเสนอแนะ: ทำไมทุกโรงแรมควรก้าวสู่ “ยุคที่ 4”

1. ✅ ลดต้นทุนในระยะยาว – ไม่ต้องซื้อเครื่อง ไม่ต้องจ้างช่าง IT
2. ✅ ลดความผิดพลาด – ไม่มีจองซ้ำ ข้อมูลไม่หาย สำรองอัตโนมัติ
3. ✅ เพิ่มรายได้ – เชื่อมกับ OTA ได้ทันที เช่น Booking, Agoda, Expedia
4. ✅ ควบคุมได้ทุกที่ – อยู่บ้าน อยู่ต่างจังหวัด อยู่ต่างประเทศ ก็เห็นข้อมูลโรงแรม
5. ✅ ยกระดับประสบการณ์ลูกค้า – เช็กอินเร็ว ส่งสลิปไว ตอบคำถามทันที
6. ✅ แข่งขันกับโรงแรมใหญ่ได้ – แม้จะเป็น SME แต่มีระบบแบบมืออาชีพ

📌 หากโรงแรมของคุณยังใช้สมุด Excel หรือระบบเก่า

การเปลี่ยนมาใช้ระบบแบบ Polystay PMS หรือ PMS Cloud คือกุญแจสู่ความอยู่รอด และการเติบโตในระยะยาว

---

“เปลี่ยนโรงแรมของคุณให้ทันสมัยด้วย Polystay PMS — ระบบจองห้องพักผ่านมือถือ พร้อมฟีเจอร์จัดการปฏิทิน เอกสาร และรายงานแบบเรียลไทม์ 👉 ทดลองใช้งานฟรีที่นี่”